Faxe schreiben von zu Hause aus
Kunden versenden immer noch Faxe für Aufträge oder deren Bestätigungen. Diese kommen dann meist im Büro an. Dort ist jedoch zurzeit niemand, der die Faxe aus dem Faxgerät holen und verteilen kann. Um dem zu entgehen, aber auch um selbst vom Home-Office aus Faxe zu versenden, ohne dass man selbst ein Faxgerät hat gibt es mehrere Möglichkeiten.
Um im Büro die Faxe weiterhin verteilen zu können, besteht die Möglichkeit, dass Sie immer jemanden im Büro sitzen lassen, der diese dann einscannt und Ihnen ins Home-Office schickt. Das ist mühselig, langwierig und teuer, da der Mitarbeiter, die Mitarbeiterin nicht dafür im Büro ist, um Ihre Faxe entgegen zu nehmen. Einfacher ist es, wenn ankommende Faxe automatisch an Ihre E-Mail weitergeleitet werden. Dafür lassen sie von Ihrer IT-Abteilung Ihren Unternehmensinternen Router bzw. Server genau so konfigurieren, dass er eingehende Faxe automatisch scannt und an Sie als E-Mail weiterleitet. Dies ist recht einfach mit der bereitgestellten Software Ihres Router, bzw. Servers möglich. Damit haben sie jedoch noch nicht die Möglichkeit geschaffen, dass Sie aus Ihrem Home-Office die Antwortfaxe zurückschicken. Hier möchte ich Ihnen drei Möglichkeiten vorstellen:
Jedes aktuelle Smartphone hat so gute Kameras verbaut, dass Sie damit sehr gut fotografieren können. Darüber hinaus bieten die beiden Appstores von Android und Apple Scanner-Apps an, die mit Hilfe der Kamera Ihres Smartphones DIN A4 Seiten perfekt einscannen und als PDF abspeichern. Mittlerweile erkennen diese Scanner-Apps sogar die Umrisse eines Blattes und fotografieren nur dieses und lassen den Rand weg. Eine große Erleichterung und Beschleunigung beim Scannen im Home-Office.
Zum Beispiel kann eine FritzBox zu einem eigenen Faxgerät werden. Damit können Sie auch ohne weiteres Faxgerät Faxe empfangen und versenden. Eingehende Faxe werden auf Wunsch als PDF-Dateien per E-Mail weitergeleitet. Die Einrichtung der Fax-Funktion der FritzBox ist über „Telefonie -und Telefongeräte – Neues Gerät einrichten“. Dort können Sie neben dem Empfang ebenfalls den Versand einrichten. Alle anderen gängigen Router haben ebenfalls diese Möglichkeit. Schauen sie in dem mitgelieferten Handbuch oder dem Online-Handbuch des Herstellers nach. Evtl. müssen sie das Betriebssystem aktualisieren.
Damit haben Sie auch im Home-Office die Möglichkeit Faxe aus dem Büro zu empfangen, diese auszudrucken, z.B. unterschreiben und wieder als Fax zurück zu schicken. Probieren sie es einfach einmal mit einem Kollegen einer Kollegin aus.
Was ich besonders in den letzten Wochen immer stärker in Unternehmen merke, ist die Schnelligkeit mit der Softwarelösungen eingekauft werden, um digital mit den Mitarbeitern im Home-Office kommunizieren zu können. Schnelligkeit hat in diesem Fall den Vorteil, Sie können damit hoffentlich direkt arbeiten. Der Nachteil dieser Variante ist, dass das Unternehmen in der Regel eine Software eingekauft hat, die nicht den Anforderungen der internen Kommunikation entspricht. Um ein Lastenheft zu erstellen, gab es einfach keine Zeit! Dies wird in den nächsten Wochen und Monaten in der internen wie externen Kommunikation Ihre Auswirkungen nach sich ziehen, die evtl. große finanzielle Nachteile zur Folge haben. Analoge Kommunikation im Büro ist nicht vergleichbar zu setzen mit digitaler Kommunikation über viele Home-Offices hinweg. Ein Schnellschuss, weil sich die Situation im wahrsten Sinne des Wortes schlagartiggeändert hat, war im wirtschaftlichen Bereich selten erfolgreich.
Als Digital Remote Officer DRO organisiere ich die dezentralen digitalen Kommunikation von Unternehmen mit Hilfe der gängigen Software- und Hardware. Mein Angebot an Sie:
- Welche Software für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, erarbeite ich gerne mit Ihnen zusammen über ein Lastenheft.
- Wie Sie Ihre Mitarbeiter darin schulen und begeistern, um eine möglichst schnelle und große Akzeptanz und eine Durchdringung in alle Unternehmensbereiche zu bekommen, ist eine mehrfach erfolgreiche Beratungsleistung von mir.
- Wie Sie nach dieser Krise die Vorteile für Ihr Unternehmen aus Präsenz am Unternehmensarbeitsplatz und dezentrales Arbeiten im Home-Office oder gar direkt beim Kunden bzw. Partnerunternehmen gestalten, wird die nächste Herausforderung sein, bei der ich Sie unterstütze.
Kontaktieren sie mich gerne über den Kommunikationskanal Ihrer Wahl. Ich freue mich auf Ihre Fragen.
Mit sozial mobilen Grüßen und bleiben sie gesund
Ihr
Bernd Braun