Eine Online-Konferenz professionell durchführen

Online-Konferenzen, ob zu zweit oder mit mehreren Teilnehmern, haben in den letzten Wochen eine völlig neue Bedeutung bekommen. War es früher eher eine Ausnahme-Erscheinung, sind es heute bereits Standards, bei denen ein paar wichtige Regeln beachtet werden sollten:


Technik

  1. Einen Personal-Computer – PC, ein Notebook, Tablet oder Smartphone
    Die effektivste und gleichzeitig auch einfachste Möglichkeit professionell an einer Online-Konferenz teilzunehmen ist mit einem Tablet oder Smartphone, welches in das Intranet Ihres Unternehmens eingebunden ist. Beide haben mittlerweile eine hervorragende Frontkamera und über den Homescreen des mobilen Endgeräts können Sie alles verfolgen.
  2. Eine Webcam für Ihren PC bzw. MacBook
    Leider gibt es nur wenige sehr gute integrierte Webcams an Notebooks und bei MacBooks. Diese sind meist zu lichtschwach. Hier sollten Sie in professionelles Zubehör investieren. Lassen Sie sich von Ihrer IT-Abteilung beraten.
  3. Externes Mikrofon für den PC bzw. das Notebook
    Hier gilt das Gleiche wie bei der Webcam. Die Mikrofone sind in der Regel an Notebooks nicht zu gebrauchen. MacBooks bilden seit 2018 eine rühmliche Ausnahme. Alle Modelle ab diesem Jahr verfügen über hervorragende Mikrofone.
    Bei aktuellen Smartphones und Tablets sind Sie ebenfalls auf der sicheren Seite. Diese haben mindestens drei Mikrofone verbaut, die den Ton naturgetreu übertragen. Außerdem sorgen diese dafür, dass lästige Nebengeräusche ausgefiltert werden.
  4. Ausreichend schneller Up- (mind. 10 Mbit/s) und Download (mind. 50 Mbit/s) der Internetverbindung. Bitte setzen sie sich hier entweder mit Ihrer IT-Abteilung in Verbindung und lassen sich die Geschwindigkeit für Ihren Anschluss freischalten. Oft ist es in großen Unternehmen so, dass Sie nur für den Up- und Download Ihrer E-Mail-Software freigeschaltet wurden. Achten Sie bei der Freischaltung durch Ihre IT-Abteilung darauf, dass Ihr Anschluss freigeschaltet wird, nicht Ihr Büro. Sollten Sie mal in einem Konferenzraum an einer Online-Konferenz teilnehmen, ist dort evtl. nur eine langsame Verbindung vorhanden. Ihre Anschlussfreischaltung könnte dieses Problem überwinden. Klären Sie dies unbedingt vorher mit Ihrer IT-Abteilung.
  5. Fragen sie bei Ihrer IT-Security -Abteilung an, ob die benötigte Online-Konferenz-Software freigeschaltet wurde. Falls nicht, lassen Sie sich diese freischalten. Dies gilt auch, wenn Sie im Home-Office sind, da das Notebook weiterhin mit dem internen Netz des Unternehmens verbunden ist.
  6. Machen Sie sich rechtzeitig mit der Online-Konferenz-Software vertraut und studieren Sie die Einstellmöglichkeiten Ihres Accounts.
  7. Laden Sie ein professionelles Foto von sich hoch und wenn möglich auch das Logo Ihres Unternehmens. Stellen Sie die Software so ein, dass beim Start einer Online-Konferenz immer erst Ihr Foto gezeigt wird und Sie die Videoschaltung danach händisch freigeben müssen.
  8. Testen Sie in der Online-Konferenz-Software, ob Ihre Webcam und Ihr Mikrofon funktionieren.

Tipp: Wählen Sie sich zwei Mal in eine Online-Konferenz ein. Einmal mit dem Notebook und einmal mit dem Smartphone. Über das Smartphone übertragen Sie das Video und den Ton und am PC stellen Sie sich auf stumm und übertragen Ihr professionelles Foto. Bei der Online-Konferenz stellen Sie jetzt das Notebook so vor sich, dass Sie direkt auf die Live-Übertragung der Online-Konferenz schauen. Das Smartphone lehnen Sie jetzt so an den Monitor des Notebooks, dass die unten aufgeführten Settings erfüllt sind. Das Smartphone stellen Sie so ein, dass immer nur Ihr Video übertragen wird.

Vorteil dieser Methode: Wenn Sie auf den Notebook-Monitor schauen, um den Gesprächspartner direkt anzuschauen, sehen Sie gleichzeitig in die Kamera des Smartphones, da dieses direkt am Monitor angelehnt ist. Für Ihren Gesprächspartner sieht es so aus, als würden Sie ihn die ganze Zeit anschauen. Damit vermeiden Sie, dass Sie abwesend wirken, wie so viele Teilnehmer an Online-Konferenzen, die die Webcam oberhalb oder sogar seitlich vom Monitor positioniert haben. Sie wirken damit bedeutend professioneller.


Setting

Das Setting bedeutet in der Literatur, im Theater und Film nicht ohne Grund den Schauplatz oder Ort einer Handlung. Wenn Sie gerne Belletristik lesen oder ins Theater und ins Kino gehen, wissen Sie wie wichtig für Ihre persönliche Wahrnehmung und das Erleben der Szene das Setting ist. Dies sollten Sie auch bei Ihren Online-Konferenzen beachten. So besser Ihr gestalteter Schauplatz, umso professioneller oder auch emotionaler werden Sie von Ihrem Gesprächspartner/n wahrgenommen.

Um das richtige Setting bei einer Online-Konferenz zu gewährleisten, sind einige Vorbereitungen zu treffen:

  1. Denken Sie immer daran, dass Sie mit einer Online-Konferenz ein Videobild Ihres Büros etc. preisgeben, wo normalerweise kein Kunde, Partner oder Lieferant Zutritt hat!
  2. Finden Sie einen Ort, der ruhig ist und wo Sie nicht gestört werden. Entweder in einem Think-Tank, die in immer mehr Unternehmen Standard werden oder reservieren Sie sich einen Konferenzraum für die Zeit der Online-Konferenz.
  3. Sollten Sie ein eigenes Büro haben, dann geht dieses natürlich auch. Beachten Sie, dass Sie Ihr Telefon auf stumm schalten und an der Tür einen Schild hängen, in welcher Zeit Sie nicht gestört werden wollen.
  4. Stellen Sie alle Töne an Ihrem Notebook auf lautlos und schließen Sie alle Softwareprogramme darauf. Nicht nur, dass Sie wahrscheinlich von diesen abgelenkt werden, sondern auch, weil diese evtl. die Stabilität der Verbindung beeinflussen. Besonders das Softwareprogramm Skype ist dafür bekannt, sich tief in das Betriebssystem einzunisten und andere Online-Konferenzsoftware damit massiv zu behindern. Dies gilt auch für Ihr Mailprogramm. Haben Sie es so eingestellt, dass ein kurzes Pop-Up-Fenster bei jeder neuen E-Mail auf dem Monitor erscheint? Dann kann es passieren, dass Sie bei einer Freigabe Ihres Bildschirms diese Pop-Up-Fenster ungewollt auch an den Gesprächspartner mit übertragen. Dies dürfen Sie schon aus DSGVO-Gründen gesetzlich nicht. Noch schlimmer ist es, wenn Sie auch private E-Mails auf diesen Account bekommen und haben eine Video-Konferenz, an der Ihr Chef teilnimmt.
  5. Schalten sie Ihr Smartphone in den Flugmodus, damit sie von keinem Anruf gestört werden. Haben Sie die Funktion des WLAN-Calls aktiviert, dann schalten sie diese auch unbedingt temporär aus. Nichts ist schlimmer, als wenn auf Ihrem Smartphone ein Anruf eintrifft und damit die Online-Konferenz evtl. schließt. Meist hat ein Anruf hektische Reaktionen von Ihnen zur Folge, die in der Regel nicht die richtigen Handlungen nach sich ziehen, um die video-Konferenz weiter zu führen.
  6. Stellen Sie Webcam etc. immer in Augenhöhe vor sich, nichts ist schlimmer, als wenn Sie von oben herab auf Ihren Gesprächspartner herunterschauen, weil Ihr Notebook mit der Webcam unter Ihnen auf dem Schreibtisch steht. Tipp: Stellen Sie die Webcam, bzw. Ihr Smartphone oder Notebook auf ein paar Bücher. Damit bekommen Sie immer die richtige Höhe hin.
  7. Halten Sie die Entfernung zur Webcam ein. Sie sollten nicht im Vollportrait-Modus bzw. einer Großaufnahme also nur Ihr Gesicht, beim Gesprächspartner ankommen. Die sogenannte Talking-Head oder Talking-Head Shot Aufnahme, im Deutschen die „Nahe“ Aufnahme, ist ideal. Sie wird bei Nachrichten- und Sportsendungen sowie Dokumentationen oft verwendet. Dabei sitzen Sie so vor der Kamera und blicken direkt in die Linse, dass man Ihren Kopf bis zur Mitte des Oberkörpers sieht. Diese Einstellungsgröße kommt oft in Gesprächsszenen zum Einsatz, wenn es auf die Mimik und Gestik ankommt. Ihnen sicherlich auch aus der Tagesschau gut bekannt. Was bekannt ist erzeugt sofort auch eine Professionalität beim Gesprächspartner.
    Ausnahme: Sie wollen einen Gegenstand zeigen, der auf dem Schreibtisch liegt. Hier ein Tipp: Wenn sie einen Gegenstand zeigen wollen, dann immer stehend. Nehmen Sie sich an einem Stehtisch auf und zeigen Sie den Gegenstand. Sitzend einen Gegenstand präsentieren und erklären hat immer einen belehrenden Charakter. Das dürfen nur absolute Fachexperten.
  8. Achten Sie auf den Hintergrund. Bücherregale sind eine Modeerscheinung, die Sie intelligenter wirken lassen sollen. Dem ist nicht so, insbesondere, wenn der Gesprächspartner einen Screenshot Ihres Gespräches tätigt und bei der vergrößerten Ansicht in Ihrem Bücherregal Bücher entdeckt, die Sie lieber geheim halten wollen. Ich habe mir mal den Spaß erlaubt und dabei den Titel: „Wie angle ich mir einen Millionär“ gelesen. Was sagt dies wohl über meine damalige Gesprächspartnerin aus?
    Ein neutraler Hintergrund mit einer Pflanze oder einer Malerei, die Ihrem Intellekt oder Ihrer Profession entsprechen, sehen dagegen immer gut aus. Ebenso kann es ein Roll-Up von Ihrem Unternehmen sein. Das sieht auf jeden Fall seriös aus.
  9. Achten Sie auf das richtige Licht. Sitzen Sie gegenüber eines Fensters und schauen auf dieses. Dies ist oft die richtige Wahl. Seitlich zu einem Fenster sitzend wirft auf Ihrer abgewandten Gesichtshälfte einen Schatten, was unvorteilhaft ist. Schalten Sie, auch im Hochsommer in der Mittagszeit die Deckenlampen ein. Diese bilden ein zusätzliches Licht, welches die Schatten in Ihrem Gesicht reduzieren.
  10. Ihre Kleidung sollte immer einen leichten Kontrast zum Hintergrund bilden. Vor einem weißen Hintergrund einer Wand können Sie fast alles anziehen, außer natürlich weiße Kleidung. Eine weiße Bluse oder ein weißes Hemd, über dem Sie ein Sacco oder Blazer tragen geht immer. Von Interview-Aufnahmen mit TV-Sendern ist mir ebenfalls bekannt, dass Sie keinen tiefschwarzen oder kleinkarierten Kleidungsstücke tragen sollten. Tiefschwarz lässt, aufgrund der mangelhaften WebCam Auflösung, keine Nuancen in der Kleidung zu, wie z.B. Falten etc. Tiefschwarz lässt Sie deshalb eintönig wirken. Kleinkarierte Kleidung kann zu Irritationen beim Empfänger führen, da sich über das Videobild auf der Kleidung Kreise und Bewegungen bilden, die überhaupt nicht vorhanden sind. Dies ist ebenfalls der Auflösung Ihrer Webcam geschuldet.
  11. Achten Sie darauf, wenn Sie Brillenträger*in sind, dass diese nicht spiegelt. Ihr Gesprächspartner könnte durch die Spiegelung auf Ihrer Brille den Raum vor Ihnen sehen, ohne dass Sie dies wollen.
  12. Stellen sie sich ein Glas Wasser oder eine Tasse Kaffee bzw. Tee an die Seite. Achten Sie darauf, dass dort keine Flasche steht, auch wenn Sie es evtl. gewohnt sind im Büro aus der Flasche zu trinken, sieht dies in einer Online-Konferenz unprofessionell aus. Die Kaffee- bzw. Teetasse sollte auch keine sinnleeren Sprüche oder ähnliches zeigen, wenn sie daraus trinken. Beides, das Glas Wasser und die Tasse können gerne im Sichtfeld der Kamera stehen. Dies macht Sie gleich viel menschlicher, da alle anderen ebenfalls etwas zu trinken vor sich stehen haben.
  13. Gehen Sie kurz vor der Video-Konferenz nochmals auf Toilette. In einem Meeting können Sie den Raum kurz verlassen. In einer Online-Konferenz sehen dann alle Ihren leeren Hintergrund.
  14. Der nächste Termin sollte mind. eine Viertelstunde nach der Online-Konferenz von Ihnen terminiert sein. Dies gilt insbesondere, wenn es sich um eine weitere Online-Konferenz mit einer anderen Software handelt. Diese müssen Sie evtl. erst einrichten. Sie wechseln jetzt auch nicht die Räumlichkeiten, sondern bleiben in der Regel im gleichen Raum. Dafür sollten Sie sich die Zeit nehmen, um diesen Raum für das nächste Meeting vorzubereiten, Unterlagen, Getränke etc. wollen alle neu geordnet sein.


Als Digital Remote Officer DRO organisiere ich die dezentralen digitalen Kommunikation von Unternehmen mit Hilfe der gängigen Software- und Hardware. Mein Angebot an Sie:

  • Welche Software für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, erarbeite ich gerne mit Ihnen zusammen über ein Lastenheft.
  • Wie Sie Ihre Mitarbeiter darin schulen und begeistern, um eine möglichst schnelle und große Akzeptanz und eine Durchdringung in alle Unternehmensbereiche zu bekommen, ist eine mehrfach erfolgreiche Beratungsleistung von mir.
  • Wie Sie nach dieser Krise die Vorteile für Ihr Unternehmen aus Präsenz am Unternehmensarbeitsplatz und dezentrales Arbeiten im Home-Office oder gar direkt beim Kunden bzw. Partnerunternehmen gestalten, wird die nächste Herausforderung sein, bei der ich Sie unterstütze.

Kontaktieren sie mich gerne über den Kommunikationskanal Ihrer Wahl. Ich freue mich auf Ihre Fragen.

Mit sozial mobilen Grüßen und bleiben Sie gesund

Ihr

Bernd Braun

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