Ich stelle Ihnen heute zwei digitale Konferenzlösungen vor, die besonders für das Business sehr gut geeignet sind.

Microsoft Teams

Microsoft Teams, MS Teams oder einfach nur Teams, ist eine Konferenzsoftware, die Besprechungen, Chats, Dokumentenmanagement, Notizen und externe Softwarelösungen zusammenführt und kombiniert. Der Dienst ist ein Teil von der Microsoft-365-Business Anwendung. Das Unternehmen aus Redmond hat im März 2020 angekündigt, dass es MS Teams auch für den Privatanwender öffnen will. Der Vorteil dieser digitalen Konferenzanwendung sind die internen Erweiterungen, in denen die Software-Produkte von Drittanbietern, wie z.B. Trello, Twitter-Hashtags etc. integriert werden können. Dies macht Teams zu einer All-in-One Lösung. Alle Teammitglieder eines Channels sind damit jederzeit über alle Informationen jederzeit informiert. Ein gutes Beispiel sind in vielen Unternehmen eine Task-Force für öffentliche Shitstorms, die mit dieser Lösung minutenschnell reagieren kann, weil alle Social-Media-Informationen über das Unternehmen an einem Punkt gebündelt werden.

In der Software, die als App für viele Betriebssysteme erhältlich ist, können verschiedenste Projektgruppen (Teams) angelegt werden, um z.B. einzelne Projekte sauber voneinander zu trennen. Zu jedem Team (Projektgruppe) können alle Mitarbeiter eines Unternehmens und zusätzlich auch Personen außerhalb des Unternehmens eingeladen werden. In einem Team stehen unterschiedliche sogenannte Kanäle zur Verfügung. Jeder Kanal besteht aus Registerkarten, die jederzeit ergänzt werden können. Standardmäßig gibt die Software immer die Registerkarten Dateien und Beiträge vor. Ein einzelnes Team kann bis zu 200 Kanäle beinhalten.

Die Konferenzfähigkeit von MS Teams

Innerhalb eines Teams können dafür freigeschaltete Mitglieder Channels (Kanäle) einrichten. Channels sind Gesprächsthemen, die es Teammitgliedern ermöglichen, ohne die Verwendung von E-Mail- oder anderen Messenger Anbietern zu kommunizieren. Alle Mitglieder können auf diese Beiträge mit Bildern, GIFs und benutzerdefinierten Memes (kleine Medieninhalte) antworten. Vorteil bei Teams, jedes Mitglied kann in einem Gruppenchat auch mit einer Person direkt kommunizieren, ohne dass es die anderen mitbekommen. Dieser Chat wird dann unter dem Thema gespeichert. Damit ist es in Teams möglich mit ein und derselben Person in mehreren Projekten direkt zu chatten und der jeweilige Chatverlauf wird nicht zusammengefasst in einem dargestellt, sondern einzeln unter dem jeweiligen Thema. Dies macht Teams extrem übersichtlich innerhalb von Projekten.

Meetings können vorgeplant oder sofort gestartet werden. Ein Mitarbeiter, der seine Projektgruppe in Teams aufruft, sieht direkt, ob gerade ein Meeting läuft. Die Integration mit der weiteren Software von Microsoft z.B. mit MS Outlook, dort kann man direkt die Kolleg*innen zu einem Team-Meeting einladen, gewährleistet im Unternehmen einen effizienten und reibungslosen Umgang mit Teams. Die Online-konferenzen können aufgezeichnet und später direkt im Intranet des Unternehmens weiteren Mitarbeitern des Channels zur Verfügung gestellt werden.

Einen weiteren existentiellen Vorteil für viele Unternehmen bietet MS Teams an. Die meisten Unternehmen arbeiten mit den Office-Systemen von Microsoft. Dadurch ist kein neues Anlernen der Oberfläche von MS Teams nötig. Der zweite Punkt ist umso wichtiger für den laufenden Betrieb eines Unternehmens. Die Integration mit der gängigen Software von Microsoft, lässt viele Mitarbeiter ganz „normal“ weiterarbeiten, in ihrer gewohnten Softwareumgebung, z.B. dass ein Meeting über Outlook gesendet wird. Das kennt jeder und stellt für die meisten kein Hindernis in der Anwendung dar. Der Übergang in MS Teams und einer neuen digitalen Kommunikation sind viele kleine Schritte, die in den Unternehmensalltag integriert werden können. 

Adobe Connect

Adobe Connect ist eine Konferenzsoftware des US-amerikanischen Software-Unternehmens Adobe Inc. Aus dem Bundesstaat Delaware. Es ist eine Webinar- und Konferenz-Software zum Erstellen von Online-Schulungsmaterialien, Webkonferenzen, einfachen Präsentationen, Lernmodulen, Webinaren und Benutzer-Desktop-Sharing. Alle digitalen Veranstaltungsräume sind in sogenannte „Pods“ organisiert. Jeder Pod hat innerhalb des Veranstaltungsraumes eine bestimmte Rolle, z. B. Chat, Whiteboard, Notiz etc. Das besondere und einzigartige an Adobe Connect ist die Möglichkeit den digitalen „Veranstaltungsraum“ komplett mit seinen Materialien, wie Präsentationen, Excel-Sharts, PDF-Dokumenten, Videos etc. bereits weit vor der eigentlichen Veranstaltung zu befüllen. Findet dann die Online-Konferenz in diesem Raum statt, „öffnet“ man quasi die Tür, lässt alle Mitglieder dieser Konferenz eintreten und fängt an seinem „Schreibtisch“ sitzend mit den bereits geordneten Materialien an. Man muss nicht noch auf seinem PC alles zusammensuchen und ordnen oder gar hochladen. Alle Materialien haben bereits ihren Platz innerhalb der Online-Veranstaltung.

Die Funktionen in Adobe Connect sind vielfältig, einige möchte ich hier kurz vorstellen:

• Unbegrenzte und anpassbare digitale Tagungsräume, jeder Tagungsraum kann mit seinen eigenen Materialien bestückt werden,
• Mehrere Besprechungsräume pro Benutzer,
• Breakout-Sitzungen (Gruppenräume) innerhalb eine Sitzung,
• Ad-hoc Audio- und Videokonferenzen einberufen,
• Bildschirm teilen, Notizen, Chat und Whiteboards

Adobe Connect benutze ich, um externe Konferenzen im Vorfeld vorzubereiten. Dafür sind die digitalen Veranstaltungsräume ideal geeignet.

Was ich besonders in den letzten Wochen immer stärker in Unternehmen merke, ist die Schnelligkeit mit der Softwarelösungen eingekauft werden, um digital mit den Mitarbeitern im Home-Office kommunizieren zu können. Schnelligkeit hat in diesem Fall den Vorteil, Sie können damit hoffentlich direkt arbeiten. Der Nachteil dieser Variante ist, dass das Unternehmen in der Regel eine Software eingekauft hat, die nicht den Anforderungen der internen Kommunikation entspricht. Um ein Lastenheft zu erstellen, gab es einfach keine Zeit! Dies wird in den nächsten Wochen und Monaten in der internen wie externen Kommunikation Ihre Auswirkungen nach sich ziehen, die evtl. große finanzielle Nachteile zur Folge haben. Analoge Kommunikation im Büro ist nicht vergleichbar zu setzen mit digitaler Kommunikation über viele Home-Offices hinweg. Ein Schnellschuss, weil sich die Situation im wahrsten Sinne des Wortes schlagartiggeändert hat, war im wirtschaftlichen Bereich selten erfolgreich.

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Als Digital Remote Officer DRO organisiere ich die dezentralen digitalen Kommunikation von Unternehmen mit Hilfe der gängigen Software- und Hardware. Mein Angebot an Sie:

• Welche Software für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, erarbeite ich gerne mit Ihnen zusammen über ein Lastenheft.
• Wie Sie Ihre Mitarbeiter darin schulen und begeistern, um eine möglichst schnelle und große Akzeptanz und eine Durchdringung in alle Unternehmensbereiche zu bekommen, ist eine mehrfach erfolgreiche Beratungsleistung von mir.
• Wie Sie nach dieser Krise die Vorteile für Ihr Unternehmen aus Präsenz am Unternehmensarbeitsplatz und dezentrales Arbeiten im Home-Office oder gar direkt beim Kunden bzw. Partnerunternehmen gestalten, wird die nächste Herausforderung sein, bei der ich Sie unterstütze.

Kontaktieren sie mich gerne über den Kommunikationskanal Ihrer Wahl. Ich freue mich auf Ihre Fragen.

Mit sozial mobilen Grüßen und bleiben sie gesund

Ihr

Bernd Braun